Save the Date, wenn noch fast nichts feststeht

Ein Jahr vor der Hochzeit kennt ihr das Datum und ungefähr den Ort. Der Rest steht offen, und genau das hält viele davon ab, schon eine Seite anzulegen. Dabei reicht das aus, wenn die Seite ehrlich sagt, was noch fehlt.

Was ein Save-the-Date leisten muss

Es hat eine einzige Aufgabe: den Tag im Kalender eurer Gäste blocken, bevor jemand anders ihn belegt. Dafür braucht es das Datum, die Namen und einen Hinweis auf die Gegend, damit klar ist, ob eine Übernachtung nötig wird.

Alles Weitere ist zu diesem Zeitpunkt Zugabe. Wer wartet, bis Menü, Ablauf und Sitzordnung feststehen, verschickt kein Save-the-Date mehr, sondern die Einladung.

Was ihr ein Jahr vorher schon wisst

Meist mehr, als es sich anfühlt: das Datum, der Ort ungefähr, ob es eine kirchliche Trauung gibt, ob Kinder dabei sind, ob abends getanzt wird. Das sind fünf Angaben, und mit ihnen kann ein Gast planen, ob er Urlaub nimmt und wo er schläft.

Was ihr nicht wisst, gehört nicht auf die Seite. Ein Feld mit „steht noch nicht fest" beantwortet nichts und erzeugt eine Rückfrage. Eine Lücke erzeugt keine.

Eine Adresse, die bleibt

Der entscheidende Punkt: Die Seite bekommt jetzt ihre Adresse, und diese Adresse ändert sich nicht mehr. Sie steht auf der Save-the-Date-Karte, später auf der Einladung, notfalls in der Signatur der Trauzeugin. Wer stattdessen eine Nachricht mit allen Angaben verschickt, verschickt sie noch dreimal, und beim vierten Mal weiß niemand mehr, welche Fassung gilt.

Der Inhalt wächst dann still mit. Im Herbst kommt der Ablauf dazu, im Frühjahr der Dresscode, sechs Wochen vorher das Rückmeldeformular. Die Gäste rufen dieselbe Adresse auf und finden mehr als beim letzten Mal.

Der QR-Code auf der Karte

Eine gedruckte Save-the-Date-Karte und eine Seite schließen sich nicht aus, im Gegenteil. Die Karte hängt am Kühlschrank, der Code darauf führt zur Seite. Damit funktioniert beides: das Sichtbare für den Kalender, das Digitale für die Einzelheiten.

Ein Hinweis dazu: Wer einen QR-Code über einen kostenlosen Dienst erzeugt, gibt die Adresse seiner privaten Einladung an einen Dritten weiter, und viele dieser Dienste leiten dauerhaft über ihre eigenen Server um. Verschwindet der Dienst, ist der gedruckte Code tot. Ein Code, der direkt auf eure Adresse zeigt, hat dieses Problem nicht.

Wann die richtige Einladung folgt

Üblich sind acht bis zwölf Wochen vorher, bei einer Hochzeit im Ausland deutlich früher. Zu diesem Zeitpunkt sollte die Seite vollständig sein: beide Orte, der Ablauf, die Hinweise zu Dresscode, Geschenken und Übernachtung, und das Rückmeldeformular offen.

Setzt eine Frist für die Zusagen und schreibt sie auf die Seite. Ohne Frist melden sich die letzten zehn Prozent in der Woche vor dem Fest, und dann steht die Zahl für den Caterer immer noch nicht.

Was mit der Seite danach passiert

Das gehört an den Anfang der Überlegung und nicht ans Ende. Eine Einladungsseite, die drei Jahre online bleibt, trägt drei Jahre lang eure Anschrift, den Namen eures Trauzeugen und die Essenswünsche von hundert Menschen durchs Netz. Eine, die kurz nach dem Fest abgeschaltet wird, tut das nicht.

Beides ist vertretbar, aber es sollte eine Entscheidung sein. Klärt vorher, wie lange die Seite bleibt und wann die Angaben eurer Gäste gelöscht werden.